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Come scrivere email efficaci

  • Scritto da Manuela Maurizi - Blog, Varie
  • Lug 21 , 2014
email

Alcuni consigli pratici per scrivere una mail di successo

Le email sono da sempre un valido strumento di comunicazione e interazione. Tramite email possiamo inviare comunicazioni, inviti e quant’altro ci viene in mente. Milioni di utenti utilizzano questo mezzo, addirittura vengono superate le cifre legate all’uso dei social network. La mail è un tipo di comunicazione più facile da gestire rispetto alla telefonata o alla conversazione vera e propria. Tempi dimezzati e facilità di interfaccia tra i due interlocutori, sono gli aspetti che caratterizzano una mail.

Indipendentemente dal destinatario della nostra mail, che potrà essere un cliente, il capo, un fornitore etc., scrivere una buona mail con un contenuto chiaro e leggibile, valorizzerà notevolmente la nostra immagine e siamo certi che il messaggio verrà recepito in maniera corretta.

Anche l’immagine che ne deriva, sara molto più professionale di quella che si avrebbe con la scrittura di una mail senza cura e struttura.

Ecco che quindi sarà necessario rispettare alcune semplici regole, che consentono a chi scrive di essere facilmente compreso da chi legge. Di seguito alcuni consigli per la scrittura di una mail efficace in qualsiasi contesto, anche per scopi commerciali.

Tenere in considerazione a chi ci stiamo rivolgendo

Come nella comunicazione verbale, è molto importante che il mittente si metta nei panni del destinatario in modo che lo stesso possa comprendere appieno il suo messaggio. Questo passo è infatti fondamentale per instaurare una comunicazione efficace tra le due parti.

Quindi prima di iniziare a scrivere un messaggio di posta elettronica, poniamoci il problema di chi abbiamo davanti e adattiamo tono e linguaggio in base alla situazione. In questo modo ci porremo allo stesso livello del destinatario e saremo sicuri che il nostro messaggio sarà compreso pienamente.

Esprimere sempre in maniera chiara il mittente

Ormai tutti i programmi di posta elettronica consentono di esprimere chiaramente il nome del mittente. E’ buona educazione “virtuale” presentarsi, proprio come in una conversazione fatta di persona. Occorrerà perciò mostrare nome e cognome o se si lavora per un ‘azienda o se si sta realizzando una campagna di direct email marketing, fornire il nome dell’azienda, in questo modo, il destinatario saprà chi è il suo interlocutore.

La cura dell’oggetto di una mail

L’oggetto di una mail è uno degli aspetti più importanti su cui porre attenzione. Eh già, perché è proprio l’oggetto, l’elemento in evidenza che può fare la differenza tra una  mail letta e una non letta, soprattutto nelle campagne di direct email marketing.

Per questo motivo sarà sicuramente utile scrivere oggetti che funzionino e che attivino la curiosità e l’interesse del destinatario: questo vale anche e soprattutto per le email a carattere commerciale.

In generale, l’oggetto dovrà avere queste caratteristiche:

  • Deve essere breve e chiaro: niente espressioni generiche o vaghe, ma contenuti precisi.
  • Deve essere accattivante e portare all’apertura della mail, soprattutto in ambito commerciale: per ottenere questo effetto, si può parlare al destinatario dei benefici che potrà avere continuando a leggere la mail o destando la sua curiosità con domande o espressioni particolari.

Come iniziare una mail?

Anche qui, occorrerà tenere conto della persona con la quale ci dobbiamo interfacciare e scegliere l’espressione più opportuna da utilizzare. E quindi se si deve scrivere una mail ad una persona con la quale non si ha confidenza, l’esordio può essere di questo tipo: “Gentile Ingegner Rossi…“.
Il tono che dovrà quindi essere applicato ad un’ email di questo tipo, dovrà essere sobrio, formale e tale da trasmettere professionalità.

Nel caso in cui invece si voglia scrivere una mail a persone che si conoscono bene, la formula da utilizzare è molto più libera e si può esordire come più ci piace.

Andare subito al nocciolo della questione

Chi legge, spesso e volentieri ha poco  tempo, occorrerà perciò andare subito al punto. L’essenzialità del concetto è fondamentale: poche parole, ma chiare. L’elenco puntato può dare un valido ausilio in termini di ordine e chiarezza

Se invece le cose da dire sono parecchie, per non rischiare di scrivere una mail chilometrica, sarebbe meglio elaborare un documento a parte e inviarlo come allegato: in questo modo non appesantiremo la nostra mail.

Si dovrà trovare quindi il giusto mezzo tra comunicazione breve e comunicazione efficace, scrivendo email dal contenuto facilmente comprensibile e appunto, non troppo lunghe.

Il congedo

Una volta scritto il contenuto della mail, ci si dovrà congedare dal nostro “interlocutore virtuale”, già ma come?

Buona regola è, soprattutto in email formali, quello di ringraziare per l’attenzione e per la disponibilità e congedarsi con un “Cordiali Saluti” o semplicemente “Saluti“.

Ogni email poi, dovrà essere firmata. La firma dovrà essere pensata in base al tono della mail e al destinatario. In particolare, nel caso di una mail lavorativa, è buona norma scrivere:

  • Nome e Cognome
  • Ruolo
  • Riferimenti propri e dell’azienda

Se invece si tratta di una mail personale, si potrà tranquillamente utilizzare il proprio nome di battesimo.

Ortografia: quando l’errore è dietro l’angolo

Un’altro parametro fondamentale da tenere in considerazione quando stiamo scrivendo una mail è proprio l’ortografia. Per evitare strafalcioni e gaffes, soprattutto con persone che conosciamo poco, sarà opportuno rileggere attentamente il contenuto di quanto scritto.
Ma non solo! Esiste infatti una sorta di galateo del web, la cosiddetta “netiquette“, ossia una serie di regole e consigli per scrivere con educazione, come ad esempio evitare di utilizzare le maiuscole perché interpretato come un innalzamento di voce e tanto altro. Una buona mail segue i canoni descritti dalla netiquette, per creare così una conversazione educata e completa.

Come comportarsi con l’allegato

Anche l’allegato ha la sua rilevanza nell’ e-mail, bisognerà quindi fare molta attenzione a:

  • Dimensione del file: è buona regola cercare di evitare di inviare allegati troppo pesanti.
  • Formato: fare attenzione che il formato inviato sia leggibile anche per il destinatario.
  • Titolo Allegato: utilizzare sempre un titolo esplicativo per l’allegato, in modo che il destinatario già capisca di cosa si tratta.

Queste facili regole possono aiutare nella scrittura di una mail, ma ricordate sempre che come in tutte le cose, vale la legge del buon senso. Immaginate per esempio cosa farebbe o non farebbe piacere a voi nella ricezione di una mail e cercate di fare (o non fare) altrettanto. Cosi facendo, sicuramente otterrete un buon risultato.

L’importanza di una mail Responsive

Un ultima cosa che magari è più strettamente legata al mondo degli sviluppatori, ma che interessa molto a tutti coloro che lavorano con le email e vogliono averle sempre a disposizione: le E-mail Responsive.

Ma cosa sono esattamente queste email responsive? Sono E-mail che per la loro struttura, possono essere correttamente visualizzate anche da dispositivi mobili. Ai nostri tempi in cui tutto viaggia attraverso smartphone, impostare email che possano essere perfettamente fruibili anche da smartphone, è diventato fondamentale. Questo accade soprattutto se si tratta di newsletter o ancor di più se si parla di email transazionali, provenienti dal un sito E-Commerce.

Il cliente deve poter ricevere indicazioni sul proprio acquisto in maniera chiara e semplice.

Se vuoi sapere di più su questo argomento leggi anche “Perché hai bisogno di Email Responsive per il tuo E-Commerce?”

Se sei interessato, il nostro team ha sviluppato appositamente per Magento, il Responsive Email Pack.

Scarica l’Email Responsive Pack


Manuela è la nostra responsabile alla comunicazione con un amore particolare per il blogging. Esperta di content marketing, si occupa di tutti i canali comunicativi di 1604lab e dei suoi clienti che segue con passione e dedizione. Inoltre è esperta dello store management di Magento e scrive articoli e guide utili su MagenTiamo!

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